LiNo Home — Ghidul utilizatorului

1. Primii pași

Autentificare

Instalarea aplicației

• iPhone / iPad: căutați „LiNo Home" în App Store și instalați aplicația. Aceeași aplicație rulează și pe iPad, pe un ecran mai mare. Dacă imobilul are mai multe scări, pe contor va apărea un buton separat pentru fiecare scară, cu numele scării, astfel încât o puteți selecta chiar și de pe brățară pe care doriți să o deschideți.
• Android (telefon / tabletă): căutați „LiNo Home" în Google Play și instalați aplicația.
• Apple Watch / Galaxy Watch: aplicația de ceas preia autentificarea de pe telefonul asociat — de la încheietură, deschiderea porții cu o atingere (Hikvision) și cele mai recente notificări, fără autentificare separată. Nou: de la încheietură puteți și trimite un mesaj push — alegeți un grup de destinatari favorit salvat, apoi dictați sau tastați textul.

După instalare, autentificați-vă cu aceleași date ca pe web.

Limbă

Interfața este disponibilă în zece limbi (maghiară, engleză, germană, franceză, italiană, coreeană, română, slovacă, cehă, chineză) — cu selectorul din partea de jos a meniului din stânga. Setarea este asociată contului, iar acest ghid se deschide în limba aleasă. Încă de pe pagina de invitație puteți alege limba — pagina se schimbă imediat, iar tot acolo stabiliți în ce limbă să primiți solicitările de plată și extrasele de sold.

Notificări

Sistemul trimite notificări push (mesaje, voturi, rezervări, colete); corespondența oficială vine pe e-mail. La prima autentificare permiteți notificările.

2. Pentru rezidenți PROPRIETAR · CHIRIAȘ

Cont, cheltuieli, documente

• În Tabloul de bord vedeți contul: obligații, plăți, sold.
• Lunar primiți o cerere de plată pe e-mail: lângă fiecare sumă apare modul de calcul (m², reducere balcon, loc de parcare, boxă). La transfer copiați detaliile plății exact ca în scrisoare (ex. Közös költség - Kovács János - A101) — plata se reconciliază automat.
• În meniul Documente găsiți documentele clădirii organizate pe dosare.
• Documente trimise: fiecare PDF financiar primit pe e-mail (cerere de plată, comunicare de sold, somație, proces-verbal de predare) apare automat și în grupul „Documente trimise” al paginii Documente — datat, vizibil doar pentru dvs. și coproprietari. În aplicație: Profil → Documente.
• Notificări: despre documentele noi vă anunță clopoțelul din antet și o fereastră la autentificare; aplicația primește push, lista e la Profil → Notificări.
• Plată dintr-o atingere: dacă clădirea a activat-o, poți plăti din linkul solicitării de plată/comunicării soldului dintr-o atingere, cu cardul (Apple/Google Pay) — suma se creditează imediat în contul tău.
• Asistent AI: dacă clădirea l-a activat, în meniul „Asistent AI” poți întreba pe baza documentelor clădirii (regulament, reguli, hotărâri) în orice limbă și primești răspunsul în limba ta; asistentul nu vede niciodată date financiare individuale.
• Contoarele mele (trimiterea citirii): la Contoarele mele din meniul Clădire puteți trimite citirea actuală a propriilor contoare și pe web — la fel ca în meniul Contoare al aplicației mobile. Pentru fiecare contor vedeți ultima citire înregistrată, trimiterea dvs. din luna aceasta și starea acesteia; dacă clădirea a activat această opțiune, puteți încărca și o fotografie din care sistemul încearcă să extragă valoarea. Citirea trimisă este verificată de administrator, care o înregistrează definitiv.
• Termenele de plată în contul curent: dacă din datorie fac parte mai multe sume cu termene de plată diferite (de exemplu cheltuielile comune lunare și o decontare de consum), caseta cu soldul contului afișează suma separat, pe fiecare termen — nu cumulat, la o singură dată.
• Actualizare obligatorie: dacă apare o versiune nouă a aplicației, versiunea veche va afișa un ecran de actualizare, iar pentru a continua este necesară actualizarea. Astfel, toți utilizatorii folosesc aceeași versiune — îmbunătățită.
• Contoarele principale ale clădirii: dacă administratorul a activat opțiunea, pe panoul de bord vedeți și citirile înregistrate ale contoarelor principale.
• Paginile dvs. din meniul Clădire: pagina Proprietățile mele adună unitățile dvs. — cota de proprietate (cu procentul din întreaga clădire), suprafața, cheltuielile comune lunare cu partea de fond de reparații, locul de parcare/boxa asociate și ultimele citiri ale contoarelor dvs. Pagina Contacte cuprinde administrația, administratorul de imobil, portăria și sesizarea defecțiunilor — atingeți numărul pentru a suna. Pagina Contoarele principale arată citirile comune, dacă administratorul le-a publicat.
• Mai multe unități într-un singur loc: dacă aveți mai multe unități, le vedeți pe toate simultan — pe pagina Cont curent, fiecare unitate are propriul card, cu soldul său; nu este nevoie să comutați între ele. În aplicație, pagina de start afișează soldul consolidat (vă avertizează cu privire la restanța scadentă chiar și atunci când plata în plus la celelalte unități o compensează), iar la apăsare se deschide detalierea pe unități.
• Extrasul de cont centralizat: dacă aveți mai multe unități, administrarea imobilului poate seta ca, în loc de mai multe scrisori separate, să primiți un singur extras de cont. Prima pagină a acestuia conține soldul aferent fiecărei unități și totalul general, iar apoi urmează, pentru fiecare unitate, contul curent detaliat. Dacă, în urma unei schimbări de proprietar, aveți o creanță deschisă, separată anterior, aceasta apare într-un bloc distinct, iar suma totală — precum și datele de plată — o includ și pe aceasta.
• Asigurări: în meniul Asigurări puteți vizualiza polițele valabile ale imobilului (asigurător, numărul poliței, acoperire, prima anuală, aniversarea și PDF-ul poliței), precum și evenimentele de daună, urmărite de la raportare până la finalizare. Polița și evenimentul de daună pot fi înregistrate doar de administrarea imobilului — Dumneavoastră le puteți vizualiza.
• Funcționează și fără semnal: transmiterea citirii contorului și fotografierea contorului pot fi efectuate și în garaj sau în zona fără semnal din fața liftului. Sistemul păstrează transmiterea și fotografia, iar apoi, odată ce revine la rețea, le trimite automat — nu este nevoie să le introduceți din nou.
• Deschiderea porții: pe butonul de deschidere apare un lacăt închis — acesta reprezintă starea ușii (închisă), iar butonul o deschide. Zăvorul se eliberează timp de câteva secunde, după care încuietoarea se închide din nou; dacă vă mutați, ușa trebuie sprijinită fizic pentru a rămâne deschisă.
• Deschiderea porții fără a deschide aplicația: pe iPhone, un widget de pe ecranul principal și — începând cu iOS 18 — un buton din Centrul de control deschide poarta, cu autentificare Face ID înaintea fiecărei deschideri; pe Android, widgetul de pe ecranul principal solicită amprentă sau codul de blocare a ecranului. În cazul mai multor porți, la plasarea widgetului (pe Android) sau prin apăsare lungă → editare (pe iPhone) se poate selecta ce poartă să deschidă — se poate plasa chiar și un widget separat pentru fiecare poartă. Butonul de deschidere poate fi adăugat și pe cadranul ceasului inteligent (complicație), astfel încât poarta poate fi deschisă printr-o singură atingere direct de pe încheietură.
• Clopoțelul și notificările din aplicație: pe pagina principală a aplicației mobile se află de asemenea clopoțelul de notificări cu numărul mesajelor necitite; la atingere se deschide lista completă a notificărilor, iar la atingerea mesajului push veți ajunge tot aici.
• Fluxul sesizărilor și dialogul: o sesizare depusă de locatari pe peretele comunitar poate parcurge cinci stări — Deschisă → În curs → Reparație începută → Închisă, respectiv Respinsă (dacă nu este în competența asociației). Starea este setată de administrator sau de îngrijitor din lista derulantă de lângă sesizare, iar autorul primește notificare push la fiecare schimbare. Alături de caz se desfășoară un dialog: administrarea și locatarii pot comenta (la cazurile închise și respinse dialogul este blocat; redeschiderea îl reia). Administrarea poate șterge definitiv orice comentariu.

Împrumut de echipamente și spații comune

Mesaje

În meniul Mesaje (pe telefon: Profil → Mesaje) vedeți mesajele primite și răspundeți cu „↩ Răspunde expeditorului" — doar expeditorul vede răspunsul. Pe peretele comunității, noutățile casei și postările locatarilor apar în vizualizare cu plăci — puteți posta și comenta și dumneavoastră. Calendarul arată evenimentele casei (adunare generală, întreținere, termene de plată) sub formă de plăci; acolo unde administratorul o cere, cu butonul „Voi fi acolo” vă puteți anunța prezența și puteți crea mementouri private cu notificare push.

Adunarea generală și votul

• Dacă absentați: dați împuternicire unui proprietar prezent — modelul primit de la administrator poate fi semnat și cu aplicația DÁP (semnătură electronică de stat, gratuită).
• La voturile online primiți o notificare și votați în aplicație.
• E-mailul de invitație conține un eveniment de calendar cu memento-uri (7 zile, 1 zi înainte și în ziua respectivă).
• Acces vizitatori: din rândul porții de pe panoul de bord (butonul 👤, în aplicație din meniul lacăt) creați un link cu durată limitată pentru curier sau vizitator — deschide poarta aleasă fără cont, cel mult 24 de ore și 1–5 deschideri. Linkul se poate arăta și ca cod QR, poate fi revocat oricând, primiți notificare la fiecare deschidere, iar deschiderile apar pe numele dvs. în jurnalul de evenimente.
• Blocarea aplicației: la Profil → Securitate puteți cere Face ID / amprentă / codul dispozitivului la deschiderea aplicației. O trecere scurtă în altă aplicație (foto, PDF) nu cere din nou; protecția proprie a widgetului porții și a ceasului rămâne neschimbată.
• Deschidere cu Siri: „Hey Siri, LiNo Home kapunyitás” — pe iPhone după Face ID, pe Apple Watch într-un singur pas. Pe pagina Nume de poartă pentru Siri din meniul lacăt dați porților propriile nume și spuneți: „Hey Siri, LiNo Home poarta din spate”. Pe Android, apăsarea lungă pe pictograma aplicației oferă scurtătura de deschidere.
• Sesizare de pe ceas: în aplicația Apple Watch și Galaxy Watch puteți dicta o sesizare — ajunge pe panoul comunității și primiți notificare la răspuns. Ceasul arată exact dacă lipsește rețeaua sau sistemul a respins operația.

3. Pentru recepție RECEPȚIE

Din meniul Mesaje puteți trimite mesaje conform regulilor stabilite de administrator (cercul destinatarilor și intervalul orar sunt definite în reguli).

4. Pentru îngrijitor ÎNGRIJITOR

• Predare/returnare echipamente: listă de verificare, fotografie, observație, semnătura rezidentului → „Predat" / „Returnat". La returnare se generează automat un proces-verbal PDF, trimis pe e-mail rezidentului.
• Citirea contoarelor: în perioada de citire vine un memento push în fiecare dimineață la ora 10, până la înregistrarea citirii de sfârșit de lună a contorului principal. Citirea este posibilă și din fotografie.
• Spații comune: rezervările sunt urmărite în calendar; sistemul notifică începutul și sfârșitul fiecărei rezervări.
• Liste de verificare pentru administrator: sistemul trimite un memento push conform programării și îl repetă la fiecare oră până când lista este completată. Completarea se face cu fotografie și observație, iar procesul-verbal transmis poate fi descărcat în format PDF.
• Chiar și fără semnal: transmiterea indexului contorului și fotografierea acestuia se poate efectua și în garaj sau în zona fără semnal din fața liftului — sistemul păstrează transmiterea și fotografia, iar apoi, la revenirea conexiunii la rețea, le trimite automat. Transmiterea salvată nu trebuie introdusă din nou și nu se dublează.
• Fișă de lucru: cei care efectuează lucrările de întreținere primesc un modul de fișă de lucru independent de clădire (acesta apare în meniu la persoana căreia i-a fost atribuit un cont de fișă de lucru): fișă de lucru numerotată, listă de verificare pornind de la un șablon, înregistrarea timpului de lucru și a materialelor, semnătură, închidere zilnică și închidere definitivă cu PDF trimis prin e-mail. La punctul „nu este în regulă" sunt obligatorii o observație și cel puțin o fotografie; poate fi folosită și fără semnal, iar la conectarea la rețea se sincronizează automat.
• Fișa de lucru — confort pe teren: se poate atașa o fotografie la fiecare punct, din cameră sau din galeria foto a telefonului, chiar și mai multe simultan; observația și descrierea lucrării pot fi dictate (textul recunoscut poate fi corectat înainte de trimitere). Ziua execuției lucrării este întotdeauna ziua curentă — poate fi modificată doar de administratorul contului de fișe de lucru. Dacă la fața locului apasă o dată butonul „Sunt aici", sistemul va propune automat, la o nouă fișă de lucru, locația cea mai apropiată.
• Comenzi: pe pagina Comenzi puteți da instrucțiuni tastând sau dictând (de ex. „Spune-i portarului că…"): sistemul răspunde sau pregătește operațiunea — mesaj push, sarcină — și o afișează pe cardul de aprobare înainte ca ceva să fie trimis. Microfonul doar completează textul, care poate fi corectat înainte de trimitere.
• Semnare cu DÁP la inspecții: la trimiterea procesului-verbal, pe lângă semnătura olografă (desenată) se poate alege eSemnătura DÁP — după trimitere apare un cod QR; semnatarul îl scanează cu propriul telefon, descarcă PDF-ul pe pagina deschisă, îl semnează cu eSemnătura aplicației DÁP și îl încarcă înapoi acolo; PDF-ul certificat înlocuiește procesul-verbal. Semnătura în așteptare apare ca insignă în listă, iar codul QR poate fi reafișat oricând.
• Mesaj pe roluri de pe ceas: rolurile expeditoare pot scrie fără favorite salvate — destinatarul se alege cu butoane de rol (de ex. „Administrația”), textul se dictează, iar regulile de mesagerie ale clădirii se aplică și pe ceas.

5. Pentru administrator ADMIN

Unități și cheltuieli

• Pe pagina Unități setați cheltuielile pe tip (HUF/m² sau HUF/bucată), reducerea progresivă pentru balcon/terasă și cota fondului de reparații inclusă. Fiecare unitate are un cod de apartament (ex. A101), utilizabil în toate căutările.
• Obligațiile lunare se contabilizează automat în data de 1 a fiecărei luni, defalcate pe unități.
• La vânzare, funcția Schimbare de proprietar generează un extras de sold proporționat la zi; foștii proprietari sunt arhivați.
• Export/import Excel (unități): registrul unităților se descarcă pe 3 foi (unități, proprietari, chiriași), se editează și se reimportă; sistemul afișează mai întâi o simulare (ce s-ar crea / modifica) și scrie doar după confirmare. Se poate citi și o listă pe hârtie sau PDF (extragere IA, tot în două runde cu o etapă de verificare).
• Centrul de trimitere: înainte de trimitere Previzualizare (PDF-ul unei unități exemplu sau alese), selectarea destinatarilor cu bife, filtru pe contor și șablon de e-mail; PDF-urile trimise ajung automat la documentele private ale unității, proprietarii primesc notificare.
• Contribuție specială: în setările de tarifare se poate prescrie o contribuție cu sumă fixă (împărțită după cota de proprietate) sau pe baza cheltuielilor comune, în 1–3 rate, cu debitare lunară automată.
• Solduri inițiale: în antetul paginii Unități se poate introduce un sold inițial per unitate la o dată de referință — comunicarea de sold se poate trimite chiar dacă înregistrările anterioare nu sunt încă operate.
• Agendă telefonică — în trei locuri: pe tabloul de bord toate persoanele din clădire (nume, număr de apartament, rol, telefon, e-mail), cu filtru pe rol — se poate căuta și după numărul apartamentului. Și în selectorul de destinatari din pagina Mesaje, pentru trimitere: listează la deschidere, arată prin ce canal poate fi contactat fiecare (are aplicația / doar web / prin e-mail), iar cu un buton scrieți doar acelui locatar. În aplicații se deschide și din Profil → Registre.
• Termenele de plată (conform SZMSZ, pe fiecare imobil): în blocul Termenele de plată al paginii Unități se pot seta separat termenul pentru cheltuielile comune (implicit ultima zi a lunii de referință) și cel pentru consum — contor, decontarea răcirii — (implicit ultima zi a lunii de facturare). Pentru consum se poate alege o anumită zi a lunii sau a N-a zi calculată de la facturare; blocul afișează un exemplu concret, arătând la ce dată ar cădea termenul cu setarea actuală.
• Schimbarea proprietarului — PDF-uri și separare: cele două procese-verbale PDF (decontul vechiului și al noului proprietar) pot fi descărcate și cu butoane separate, iar la trimitere se arhivează automat în documentele apartamentului. Soldul nerezolvat al fostului proprietar poate fi separat cu un clic — nu mai afectează extrasul noului proprietar, iar creanța rămâne într-un registru separat.

Contoare

• Grupul de meniu Contoare: toată munca legată de contoare este într-un singur loc — Contoarele mele și Contoare principale ale clădirii (pentru toți), Înregistrare (grilă), Citire pe apartamente (tur pe teren, cu câmpuri mari și fotografii) și Citiri trimise (administrator/îngrijitor), plus Imputare, Decontare răcire și Gestionare contoare (administrator).
• Înregistrare manuală, din fotografie (citire IA) sau din NGBS; sincronizarea NGBS este programabilă (săptămânal/bilunar/lunar); la contorul electric se poate seta un multiplicator de consum.
• Export/import Excel (contoare): registrul contoarelor se descarcă și se reimportă; tipurile de contor lipsă se creează automat la import.
• Decontarea răcirii se repartizează după un raport de abonament reglabil (implicit 30% după m², 70% după energia de răcire, între locuințele/spațiile comerciale atașate), facturabil dintr-un clic.
• Managementul clădirii (BMS): dacă blocul este conectat la un sistem Siemens Desigo CC, meniul Management clădire afișează valorile în timp real ale instalațiilor în șapte categorii (pompe de căldură, ventilatoare JET, ventilație, încălzire–răcire, pompe, iluminat, mediu) — cu alarmele active și reîmprospătare automată la 30 de secunde; orice alarmă nouă (inclusiv retransmiterea de incendiu) declanșează o notificare push. Implicit doar administratorul vede pagina; din pagina Contacte poate fi deschisă pe roluri și pe categorii, iar modul editare permite ascunderea valorilor nerelevante. Pe punctele permise se poate trimite o comandă cu card de confirmare (fiecare intervenție este înregistrată); niciodată pe punctele de incendiu.
• Contoarele principale ale clădirii: pe pagina Contoare, contoarele principale au tabel propriu (număr de serie, citire inițială/finală, multiplicator, consum, Ft), iar un comutator stabilește dacă locatarii pot vedea citirile — pe panoul de bord apare drept card.
• Export/import Excel (contoare): registrul de contoare poate fi descărcat, editat și reîncărcat; un tip de contor necunoscut este creat automat de către import. Și aici încărcarea se realizează printr-o rulare de test — mai întâi se vizualizează ce s-ar modifica, iar înregistrarea efectivă are loc doar după confirmare.
• Citirea indexului contorului principal din fotografie (AI): indexul final al contoarelor principale ale clădirii poate fi înregistrat și din fotografie — în tabelul contoarelor principale din secțiunea Contoare → Înregistrare (butonul 📷), respectiv în aplicație, pe fișele ecranului Contoarele principale ale clădirii. Sistemul afișează indexul și seria contorului recunoscute, avertizează în cazul unei serii diferite, și salvează datele doar după verificare, prin apăsarea butonului Înregistrare.
• Decontarea încălzirii și cronologia modurilor pompei de căldură: dacă clădirea încălzește și răcește cu o pompă de căldură, energia electrică a aceluiași contor principal se împarte între cele două moduri. În mod implicit, decontarea se face pe luni calendaristice — exact ca până acum. Dacă instalația alternează între cele două moduri, activați cronologia modurilor: de atunci delimitarea este o citire, adică consumul măsurat până la valoarea din ziua comutării aparține modului vechi, iar de acolo înainte celui nou. De aceea ziua comutării poate fi doar o zi de citire a contorului principal, iar data-limită nu poate cădea înaintea perioadei acoperite de o imputare anterioară.
• Avertismente înainte de imputare: sistemul semnalează dacă un submetru a rămas fără citire, dacă submetrele celuilalt mod au înregistrat consum în aceeași perioadă sau dacă nicio valoare de submetru nu a crescut (instalația nu a funcționat în acest mod). Toate trei pot fi suprascrise, dar decizia este consemnată în jurnal și apare pe document. O perioadă deja imputată nu poate fi imputată a doua oară.
• Monitorizare legislativă: o rundă săptămânală analizează modificările legislației care privește asociațiile de proprietari și le prezintă sub formă de constatări: ce s-a schimbat, ce act normativ este vizat, când intră în vigoare și ce trebuie făcut în sistem. Constatările sunt marcate după gravitate (informație / de urmărit / necesită modificare) și pot fi parcurse pe flux: nou → analizat → necesită acțiune → închis.
• Costul IA: arată lună de lună pe ce s-a consumat bugetul de inteligență artificială — pe funcții (asistentul locatarilor, monitorizarea legislativă, extragerea facturilor, recunoașterea fotografiilor de contor) și pe clădiri. Suma economisită prin memorarea în cache este afișată separat.

Finanțe și contabilitate

• Tranzacții bancare: sincronizarea nocturnă importă tranzacțiile OTP (PSD2); contarea învățată contabilizează automat pe baza deciziilor dvs. anterioare. Un transfer care corespunde exact cererii de plată primește un marcaj verde, iar partea de fond de renovare se evidențiază separat.
• Contabilitate în partidă dublă: fiecare înregistrare este numerotată (N-2026-0001…), fără ștergere — doar stornare; se pot atașa număr de document și factură; nu se poate contabiliza într-o lună închisă, pe nicio cale.
• Extras de carte mare pe perioadă: sold inițial + rulaj + sold final pe cont, cu export CSV pentru contabilul extern.
• Casă: documente de încasare/plată cu contabilizare automată, suma în litere pe PDF; casa nu poate intra pe minus.
• Cardul Fond de renovare: arată lunar partea de fond încasată și transferul propus către subcont — transferul bancar îl inițiați dvs., butonul contabilizează oglinda lui în cartea mare.
• Facturi primite: facturile citite automat din căsuța dedicată ajung, după aprobare, în contul furnizorului.
• Centrul de trimitere (pagina Unități): cererea de plată se trimite cu elemente bifabile; elementele deja trimise sunt blocate; o trimitere greșită se corectează prin corecție cu motivare obligatorie (menționată pe PDF); trimitere automată programabilă pe rând (în ziua aleasă a lunii, mutabilă de pe weekend pe zi lucrătoare). Extrasul de sold se trimite la fel. Tot aici se pot înregistra elemente individuale (card RFID, copiere chei, daune); acestea pleacă pe o cerere separată intitulată „ALTE ELEMENTE". O sumă negativă înregistrează o creditare — atunci nu se trimite o cerere, ci o notă de creditare cu extrasul de sold actual, iar datoria scade.
• Încărcarea soldurilor inițiale: la migrare (ex. din alt software) starea inițială a conturilor de unitate și a cărții mari se încarcă din Excel — o foaie pentru înregistrarea inițială a cărții mari (echilibrată pe contul 411) și una pentru restanțele/plățile în plus inițiale pe unitate; încărcarea este protejată împotriva duplicatelor.
• Import extras de cont (PDF): un extras de cont bancar în PDF poate fi încărcat — IA extrage tranzacțiile, reconciliază sold inițial + rulaj = sold final, iar elementele apar pe canalul bancar învățat pentru contabilizare; opțional se contabilizează și soldul inițial. Sincronizare bancară istorică: tranzacțiile pot fi aduse și retroactiv de la o dată aleasă (până la limita PSD2 de ~90 de zile).
• Export/import Excel al cărții mari (doar superadmin): înregistrările se descarcă și — cu prudență — se reimportă; foaia soldurilor inițiale este disponibilă și aici.
• Mesaje filtrate pe scară/etaj: puteți viza de ex. doar scara A sau A/etajul 3.
• Reclasificare și cont contabil nou: orice linie din jurnal poate fi mutată pe alt cont cu butonul „→” (perechile de stornare urmează în oglindă), cont nou cu „+ Cont contabil nou” în planul de conturi — totul auditat. Un cont nou poate fi creat și de administrator (de ex. pentru un furnizor nou); reclasificarea rămâne doar pentru superadmin.
• Asistent de închidere lunară (Finanțe → Închidere lunară): întreaga rutină de sfârșit de lună pe o pagină ghidată — tranzacții bancare, obligații, dobânzi de întârziere, reconciliere extras, solicitare de plată — cu o autoverificare a registrului (debit=credit + analiticul contului 311 corespunde la bănuț cu conturile locatarilor). Când toți pașii obligatorii sunt verzi, luna se închide cu un clic.
• Potrivire factură intrată ↔ tranzacție bancară: cheltuielile înregistrate se leagă automat de factura intrată după sumă și număr/emitent (factura devine „Înregistrată”); se poate rula și retroactiv din Facturi intrate.
• Creanțe, dobânzi și cash-flow: o listă pe vechime (FIFO) a restanțelor cu etape de somare și marcaj „acțiune în justiție”; dobândă de întârziere lunară automată; o prognoză de lichiditate pe 90 de zile în tabloul de bord, cu cel mai scăzut punct de casă așteptat.
• Export pentru contabil și raport anual: registru-jurnal / analitic pe unități / balanță de verificare în CSV (compatibil cu Excel maghiar); raportul financiar anual pentru adunarea generală în PDF, cu un clic.
• Plată cu cardul dintr-o atingere (opțional, pe clădire): în scrisori se adaugă un link de plată, locatarul plătește cu cardul (Apple/Google Pay) și suma se creditează imediat; încasarea bancară se înregistrează în contul de tranzit 389, nu pe unități.
• Instrumente pentru mai multe clădiri: o vedere Portofoliu cu cifrele cheie și comutare dintr-un clic, un asistent de onboarding pentru clădiri noi și un e-mail lunar de sinteză KPI către administrator și comisia de cenzori.
• În ce cont bancar a sosit suma: la imobilele cu mai multe conturi bancare, pe pagina Tranzacții bancare, sub câmpul de căutare apare selectorul Cont bancar, iar pe rânduri este indicat contul respectiv. Acest filtru influențează toate listele de pe pagină (în așteptare de înregistrare, contabilizate, căutare), astfel încât dintr-o privire se poate distinge ce sumă a sosit în contul de exploatare și ce sumă în contul de economii. La imobilele cu un singur cont, acest selector rămâne ascuns.
• Rapoarte și arhiva de rapoarte: nouă rapoarte (restanțe, prescripții/plăți, consum, lista locatarilor, foaia de prezență, registrul-jurnal…) sunt produse ca PDF-uri reale în fundal; rapoartele gata se descarcă din arhiva de rapoarte — și în aplicația mobilă.
• Scrisori financiare multilingve: solicitarea de plată și extrasul de sold pot fi produse în 10 limbi; cel mult două limbi de notificare per unitate, iar pentru o trimitere anume limba poate fi suprascrisă (de ex. primul extras în maghiară + engleză pentru toți). Referința bancară rămâne mereu în maghiară. Șablonul de e-mail ales este tradus automat în celelalte limbi, iar rândurile de tranzacții ale extrasului apar și ele în limba destinatarului.
• Extrasul de cont centralizat pentru proprietarii cu mai multe unități: Centrul de trimitere → Extras de cont → „Extras de cont centralizat". Se poate activa proprietar cu proprietar din lista proprietarilor cu mai multe unități; odată activat, proprietarul primește, în loc de mai multe scrisori separate, o singură scrisoare cu un PDF: pagina de titlu cu soldul pe unități și totalul general, urmată de contul curent detaliat pe fiecare unitate. Dacă în cazul schimbării proprietarului există și o creanță deschisă, separată, aceasta apare într-un bloc distinct, iar suma finală — precum și datele de transfer — o includ și pe aceasta. Din rând se poate iniția previzualizarea PDF, previzualizarea e-mailului, precum și trimiterea către un singur proprietar; trimiterea se înregistrează la fel atât în „Notificări trimise", cât și printre documente. Nu afectează cererea de plată: aceasta se generează pe unități separat, fără a fi cumulată.
• Circulară bilingvă: pentru circulară se poate alege o a doua limbă — traducerea se inserează în același mesaj, sub textul maghiar (subiectul apare în forma „maghiar / traducere"). Se realizează o singură traducere pentru întreaga expediere, câmpurile de substituție rămânând neatinse. Înainte de trimitere, funcția „Previzualizare" afișează scrisoarea reală, tradusă — este recomandabil să fie recitită. O eroare de traducere nu oprește expedierea: în acest caz se trimite scrisoarea în limba maghiară, iar lista semnalează acest lucru.
• Urmărirea invitațiilor de înregistrare: Notificări și jurnal → Notificări trimise → fila Invitație. Se afișează pe loturi zilnice cui a fost trimisă invitația, cine a deschis-o (pixel de urmărire — la clienții de e-mail cu blocarea imaginilor rămâne starea „trimis"), și, ceea ce este esențial, pentru cine s-a finalizat înregistrarea. Previzualizarea invitației în masă arată și câți destinatari nu au adresă de e-mail.
• Cost AI: Administrare → Cost AI. Afișează defalcat pe luni ce funcții au utilizat câtă capacitate de inteligență artificială (asistentul locatarilor, extragerea facturilor, importul extraselor bancare, fotografierea contorului, traducerea șabloanelor), costul estimat în forinți și USD, precum și suma economisită datorită memoriei cache. Dimensiunea bazei de cunoștințe influențează direct costul: cu cât oferiți fișiere PDF mai mari asistentului, cu atât o întrebare va fi mai costisitoare.
• Export/import Excel (contabilitate): înregistrările din jurnalul contabil pot fi exportate și — exclusiv cu drepturi de administrator de sistem — pot fi și reîncărcate, soldurile inițiale putând fi introduse pe o foaie separată. Importul este protejat împotriva duplicării: încărcarea repetată nu generează duplicate.
• Trimitere programată la minut, cu șablon și limbi: la rândurile de cerere de plată/extras de cont automate, de acum se poate configura ora exactă a trimiterii (oră:minut), șablonul de e-mail al scrisorii, precum și limba acesteia. Implicit, toate cererile de plată și extrasele de cont trimise se generează în maghiară și engleză — atât textul scrisorii, cât și fișierul PDF atașat sunt pregătite în ambele limbi; se poate alege limba și pe fiecare unitate în parte, sau opțiunea doar-maghiară/doar-engleză.
• Trimitere automată — la minut, cu șablon, în două limbi: în rândurile de programare din Centrul de trimitere se poate seta ora exactă a trimiterii (oră:minut), șablonul de e-mail și limba. Implicit, fiecare cerere de plată și extras de cont se trimite în maghiară și engleză — atât textul e-mailului, cât și PDF-ul atașat se generează în două limbi; se poate alege limba per unitate sau doar maghiară / doar engleză.
• Contabilitate în partidă dublă — trei vizualizări: pagina se împarte în vizualizările Prezentare generală (indicatori KPI, verificarea concordanței, jurnal recent), „Înregistrare, decontare" (contare, casierie) și „Situații, export" (extras din registrul general, oglindă, exporturi) — astfel activitatea zilnică și verificarea nu se amestecă.
• Sugestii AI de dimineață: după rularea bancară de dimineață, pentru elementele nesoluționate necunoscute (elemente bancare și facturi primite) se generează automat o sugestie AI de contare, iar rezumatul zilnic de la ora 7 dimineața sosește deja cu acestea — pentru dimineață rămâne doar aprobarea.
• Asistent pentru răspuns e-mail: pentru corespondența cu proprietarii, sistemul generează o ciornă de răspuns; administratorul imobilului o poate edita, iar orice mesaj este trimis exclusiv la apăsarea butonului de către acesta — sistemul nu răspunde niciodată de la sine.
• Somație de plată pe trepte: șabloanele de somație pot purta un marcaj de treaptă (1. memento, 2. repetat, 3. final — pagina Șabloane), iar treapta avansează după istoricul trimiterilor: prima scrisoare este întotdeauna treapta 1. Pe cardul restanțelor, lista clicabilă a somațiilor scadente deschide direct fereastra de trimitere: acolo alegeți treapta și vedeți previzualizarea exactă a scrisorii cu extrasele de sold bilingve atașate — taxa de somație apare deja în anexă. Butonul Trimitere expediază e-mailul ȘI produce într-un singur pas PDF-ul poștal de tipărit (scrisoare cu adresă poștală + anexe), cu o singură taxare; costul poștal poate fi imputat pe clădire printr-un comutator. Scrisoarea de tipărit poartă sigla clădirii și este așezată câte o limbă pe pagină (maghiară + limba destinatarului); trimiterea de probă arată exact scrisoarea reală bazată pe șablon, cu PDF-ul atașat. Pragul regulamentului (3 luni de cheltuieli comune) rămâne neschimbat.

Conducerea adunării

Persoane și permisiuni

• Angajat prin invitație: nume + e-mail + rol → sistemul trimite linkul; persoana își setează parola și acceptă GDPR. Parolele nu trebuie (și nu pot) fi gestionate niciodată în locul altcuiva.
• Rezidenții se invită de pe pagina Unități, legați de unitate (bifa SZVB acordă drept de cenzor).
• Chiriași și matricea de notificare: pe fiecare unitate se pot înregistra mai mulți chiriași (nume + e-mail + telefon, până la 6). Pe unitate stabiliți despre ce sunt notificați proprietarul și chiriașul (finanțe, adunare, circulară, colet) — implicit chiriașul nu primește notificări financiare, iar fiecare cale de trimitere respectă această matrice. Un chiriaș poate fi invitat cu un cont „chiriaș” restrâns (prin invitație POST) fără acces la finanțe (cont gol, pagini financiare blocate). Dacă în practică chiriașul plătește cheltuielile comune, în editorul unității se poate activa ca chiriașul să vadă soldul și fișa detaliată — implicit dezactivat.
• Contul de superadmin este protejat: nu poate fi șters, nu poate fi retrogradat, iar la fiecare autentificare pleacă un e-mail de notificare.
• Fiecare vede doar meniurile rolului său; comisia de cenzori vede toate finanțele, dar nu poate modifica nimic.
• Predare (rol Dezvoltator): administratorul și dezvoltatorul predau unitățile noi cu asistentul de predare la fața locului — listă de recepție, contoare, semnături, consimțământ GDPR al proprietarului primitor, proces-verbal PDF automat; statistici de predare pe operator și perioadă.
• Cine a instalat aplicația: pe pagina Persoane, cardul Membri poate fi restrâns și poate fi filtrat cu pastile de filtrare: iPhone, Android, doar web, nu s-a autentificat niciodată, invitație în așteptare, GDPR lipsă — fiecare dintre acestea afișând numărul de persoane. Căutarea continuă în interiorul filtrului selectat, iar în rânduri, insigne indică declarația GDPR, utilizarea web și a aplicației, împreună cu dispozitivul pe care a fost instalată. (App Store și Google Play nu oferă niciodată un nume, doar un număr anonim de descărcări — imaginea asociată numelui este vizibilă doar aici.)
• Cine folosește ce, cine este online: pe pagina Persoane un punct verde arată cine este activ; insignele arată cine folosește web-ul (🌐✓) și aplicația (📱✓) — cu ora ultimei utilizări. Dacă un proprietar este eliminat de pe o unitate sau are loc o schimbare de proprietar și nu îi mai rămâne nicio unitate în clădire, accesul i se revocă automat (rolurile personalului nu sunt afectate niciodată).

Calendar, trimitere de mesaje, sarcini

• Calendar: calendar al casei cu plăci, cu tipuri de evenimente (eveniment, întreținere, termen — termenele nu au nevoie de oră de sfârșit), audiență (toți / doar proprietarii / comisia de cenzori) și mementouri push. Sistemul creează singur plăci pentru termenul cheltuielilor comune și pentru adunări — pot fi ascunse, cu push opțional.
• Mesaje — vizualizare chat: mesajele apar pe o cronologie de conversație (ale dvs. la dreapta, cele primite la stânga, cu separatoare Azi/Ieri), cu bară de trimitere fixă jos. Pastila destinatarilor deschide selectorul complet: roluri, căutare după nume/unitate, filtru scară/etaj, grupuri salvate; comutatoare Push/E-mail. La fel pe web și în aplicația mobilă.
• Sarcini: listă de sarcini cu plăci, termene și filtre — sarcinile restante apar cu roșu, cele finalizate cu verde.
• Documente — navigator de acte cu două panouri: în partea stângă, plăcuțele compacte ale dosarelor cu numărul de elemente (coloană fixă, care pe telefon glisează orizontal), iar în dreapta, actele dosarului selectat, în rânduri dense: pictogramă de tip, titlu, nume de fișier și dimensiune, codul unității, dată. Un clic pe dosar înlocuiește lista pe loc, fără a fi nevoie să derulați până la finalul paginii. Ordinea poate fi aleasă (cele mai recente / după unitate / după nume), iar căutarea găsește rezultate și după titlu, nume de fișier sau codul locuinței (de ex. A215) — instant, chiar și dintre mii de acte. Mai multe acte pot fi selectate simultan și mutate în grup într-un alt dosar.
• Verificări prestatori: Imobil → Verificare prestatori. Cu butonul + Prestator nou puteți adăuga un prestator (nume, persoană de contact, e-mail, telefon); în antetul prestatorului există și Editare, și Ștergere. Ștergerea este posibilă doar dacă nu are asociată o listă de verificare — mai întâi trebuie șterse listele; procesele-verbale deja transmise se păstrează în toate cazurile. Pentru fiecare prestator pot fi create mai multe liste, cu programare și notificare.
• Operarea deschiderii porții: după deschidere, sistemul după câteva secunde revine automat la funcționarea normală, pentru ca zăvorul să nu rămână deblocat — bobina electrică a broaștei este sub tensiune în stare deblocată, iar dacă este lăsată așa în mod continuu, se supraîncălzește. Lăsarea deschisă în mod prelungit (mutare) necesită o autorizare separată din partea asociației de proprietari și se închide automat cel târziu după 30 de minute. Restabilirea funcționării normale este disponibilă doar pentru admin și pornește ascuns: butonul „⋯" de lângă porți o afișează — este un instrument de depanare, nu o operațiune zilnică. Timpul efectiv de blocare este determinat de parametrul ușii din tehnologia porții, sistemul nu îl poate modifica.
• Comenzi — instrucțiune tastată sau dictată: „Care este soldul unității A103?", „Cine are cea mai mare datorie?", „Trimite un mesaj push către îngrijitor, că…", „Trimite extrasul de cont pentru unitatea B702". Sistemul ajută în trei moduri: răspunde la întrebare (citind și numele proprietarului, pentru a clarifica un cod de unitate auzit greșit), pregătește operațiunea și o afișează pe un card de aprobare (nu trimite niciodată nimic din proprie inițiativă), sau ghidează — indică pe ce pagină se află funcția, printr-un link pe care se poate da clic. Mesajul push poate fi trimis către cel mult 20 de destinatari, pentru mesaje în masă este destinată Circulara; comanda de extras de cont se referă la o singură unitate și este trimisă prin mecanismul obișnuit de expediere (arhivă, urmărire, bibliotecă de documente).
• Dosar intern: pe pagina Documente un dosar poate fi marcat ca intern — un astfel de dosar și toate fișierele sale sunt vizibile doar administratorului; îngrijitorul, comisia de cenzori și locatarii nu le văd, iar nici NUMELE dosarului nu le apare. Comutatorul poate fi schimbat ulterior (deschide pentru asociație / fă intern); la ștergerea dosarului fișierele ajung în rădăcină — unde le vede toată lumea, de aceea sistemul întreabă separat.
• Ordonare în masă: în antetul listei există caseta Selectează tot și câmpul filtrează după nume: restrângeți la documentele asemănătoare (de ex. „Extras”), selectați-le pe toate dintr-un clic, apoi mutați-le într-un dosar cu Mutare.
• Procese-verbale bilingve: în asistentul de predare a posesiei se poate alege o a doua limbă pentru procesul-verbal (pentru proprietar străin) — etichetele merg atunci în perechi „maghiară / traducere", iar e-mailul însoțitor primește și un rezumat tradus. Procesele-verbale de împrumut de echipamente și de spații comune sunt automat bilingve în limba contului locatarului.

Pentru dezvoltator DEZVOLTATOR

Ca dezvoltator, vedeți doar predarea și lista unităților; după autentificare, aplicația și web-ul duc direct la predare. Procesul este la fața locului, identic pe web și în aplicație.

• Cameră: fotografiile se fac la fața locului cu camera telefonului (și galeria este disponibilă).
• Proprietăți predate: lista proceselor-verbale întocmite, care pot fi deschise.
• Statistici: număr pe operator, timp mediu și total de predare, filtrate după nume și perioadă.

6. Pentru comisia de cenzori CENZORI

Ca membru al comisiei de cenzori aveți acces complet de citire la finanțe: contabilitate, tranzacții bancare, facturi primite, rapoarte, casă, decontare și jurnal. Nu puteți modifica nimic — serverul respinge orice scriere. Ca proprietar puteți vota în adunare cu cota dvs.

7. Întrebări frecvente

Nu am primit e-mailul de invitație. Verificați folderul spam; altfel cereți administratorului un link nou.

Am transferat suma greșită. Nicio problemă — diferența apare în contul dvs. (restanță sau plată în plus), următoarea cerere de plată o va indica.

Nu pot face o nouă rezervare de sală. Probabil lipsește fotografia de stare finală a rezervării anterioare — încărcați-o sau cereți ajutorul administratorului.

Am ratat votul adunării. Un punct închis nu mai poate fi modificat — data viitoare dați împuternicire dacă nu puteți fi prezent.

Cine îmi vede datele? Doar cei autorizați pe rol; detalii în politica de confidențialitate.

Pentru alte întrebări scrieți la info@linovae.hu.