LiNo Home — Guide de l'utilisateur

1. Premiers pas

Connexion

Installer l'application

• iPhone / iPad : recherchez « LiNo Home » sur l'App Store et installez l'application. La même application fonctionne aussi sur iPad, sur un plus grand écran. Si l'immeuble compte plusieurs entrées, un bouton distinct s'affiche sur la montre pour chaque entrée, portant le nom de l'entrée correspondante ; vous pouvez donc également choisir depuis la montre laquelle vous souhaitez ouvrir.
• Android (smartphone / tablette) : recherchez « LiNo Home » sur Google Play et installez l'application.
• Apple Watch / Galaxy Watch : l'application de la montre reprend la connexion du téléphone appairé — au poignet, ouverture du portail en un geste (Hikvision) et les dernières notifications, sans connexion séparée. Nouveau : depuis le poignet, vous pouvez aussi envoyer un message push — choisissez un groupe de destinataires favori enregistré, puis dictez ou saisissez le texte.

Après l'installation, connectez-vous avec les mêmes identifiants que sur le web.

Langue

L'interface est disponible en dix langues (hongrois, anglais, allemand, français, italien, coréen, roumain, slovaque, tchèque, chinois) — via le sélecteur en bas du menu de gauche. Le réglage est associé à votre compte, et ce guide s'ouvre aussi dans la langue choisie. Dès la page d'invitation, vous pouvez choisir une langue — la page bascule immédiatement, et vous y définissez aussi la langue de vos appels de charges et relevés de solde.

Notifications

Le système envoie des notifications push (messages, votes, réservations, colis) ; les courriers officiels arrivent par e-mail. Autorisez les notifications à la première connexion.

2. Pour les résidents PROPRIÉTAIRE · LOCATAIRE

Compte, charges, documents

• Le tableau de bord affiche votre compte : appels, versements, solde.
• Chaque mois vous recevez un appel de fonds par e-mail : chaque montant est accompagné de son mode de calcul (m², remise balcon, parking, cave). Lors du virement, recopiez le libellé exactement comme dans le courrier (ex. Közös költség - Kovács János - A101) — votre paiement sera rapproché automatiquement.
• Le menu Documents contient les pièces de l'immeuble classées par dossiers.
• Documents envoyés : chaque PDF financier reçu par e-mail (appel de fonds, relevé de solde, rappel de paiement, procès-verbal de remise) apparaît aussi automatiquement dans le groupe « Documents envoyés » de la page Documents — daté, visible uniquement par vous et vos copropriétaires. Dans l’appli : Profil → Documents.
• Notifications : l’icône cloche de l’en-tête et une fenêtre à la connexion signalent les nouveaux documents ; l’appli reçoit une notification push, la liste se trouve sous Profil → Notifications.
• Paiement en un geste : si votre immeuble l’a activé, vous pouvez payer depuis le lien de l’appel de fonds/relevé de solde en un geste, par carte (Apple/Google Pay) — le montant est crédité immédiatement sur votre compte.
• Assistant IA : si votre immeuble l’a activé, dans le menu « Assistant IA » vous pouvez poser des questions à partir des documents de l’immeuble (règlement, règles, décisions) dans n’importe quelle langue et obtenir la réponse dans la vôtre ; l’assistant ne voit jamais de données financières individuelles.
• Mes compteurs (transmission du relevé) : dans la rubrique Mes compteurs du menu Immeuble, vous pouvez transmettre le relevé actuel de vos compteurs également sur le web — comme dans le menu Compteurs de l'application mobile. Pour chaque compteur, vous voyez le dernier relevé enregistré, votre transmission du mois et son statut ; si l'immeuble l'a activé, vous pouvez aussi téléverser une photo dont le système tente de lire la valeur. Le relevé transmis est vérifié par le syndic, qui l'enregistre définitivement.
• Délais de paiement sur le compte courant : si la dette comporte plusieurs parts assorties de délais différents (par exemple les charges de copropriété mensuelles et un décompte de consommation), l'encadré du solde affiche le montant séparément pour chaque délai — et non regroupé sous une seule date.
• Mise à jour obligatoire : lorsqu'une nouvelle version de l'application est disponible, l'ancienne version affiche un écran de mise à jour, et il est nécessaire de procéder à la mise à jour pour continuer. Ainsi, tout le monde utilise la même version — corrigée.
• Compteurs principaux de l'immeuble : si le gestionnaire l'a activé, vous voyez aussi sur le tableau de bord les relevés enregistrés des compteurs principaux.
• Vos pages dans le menu Immeuble : la page Mes biens réunit vos lots — quote-part (avec son pourcentage sur l'ensemble de l'immeuble), surface, charges mensuelles avec la part de fonds de travaux, la place de parking/le cellier rattachés et les derniers relevés de vos compteurs. La page Contacts présente le gestionnaire, le concierge, la loge et la déclaration de panne — touchez le numéro pour appeler. La page Compteurs principaux affiche les relevés communs si le gestionnaire les a publiés.
• Plusieurs lots au même endroit : si vous possédez plusieurs lots, vous les voyez tous en même temps — sur la page Compte courant, chaque lot dispose de sa propre carte avec son solde ; il n'est pas nécessaire de basculer d'un lot à l'autre. Dans l'application, la page d'accueil affiche le solde consolidé (elle vous alerte en cas de dette échue même si celle-ci est compensée par le trop-perçu d'un autre lot), et une pression permet d'afficher le détail par lot.
• Relevé de solde consolidé : si vous possédez plusieurs lots, le syndic de copropriété peut configurer l'envoi d'un unique relevé de solde, au lieu de plusieurs lettres séparées. La première page de celui-ci contient le solde par lot ainsi que le total général, suivi du compte courant détaillé pour chaque lot. Si, lors d'un changement de propriétaire, une créance antérieurement isolée et encore ouverte existe, celle-ci figure dans un bloc séparé, et le montant final — ainsi que les coordonnées de virement — en tiennent également compte.
• Assurances : dans le menu Assurances, vous pouvez consulter les polices en vigueur de l'immeuble (assureur, numéro de police, garanties, prime annuelle, date anniversaire et le PDF de la police), ainsi que suivre les sinistres depuis leur déclaration jusqu'à leur clôture. Seul le syndic de copropriété peut enregistrer une police ou un sinistre — vous y avez accès en consultation uniquement.
• Fonctionne même sans réseau : l'envoi du relevé de compteur et la prise de photo du compteur peuvent être effectués dans le garage ou dans la zone sans réseau devant l'ascenseur. Le système conserve l'envoi et la photo, puis les transmet automatiquement dès qu'une connexion réseau est disponible — il n'est pas nécessaire de les ressaisir.
• Ouverture du portail : le bouton d'ouverture affiche un cadenas fermé — cela indique l'état de la porte (fermée), et le bouton permet de l'ouvrir. Le verrou se libère pendant quelques secondes, puis la serrure se referme automatiquement ; en cas de déménagement, la porte doit être calée physiquement.
• Ouverture du portail sans ouvrir l'application : sur iPhone, un widget d'écran d'accueil et — à partir d'iOS 18 — un bouton du Centre de contrôle permet d'ouvrir le portail, avec Face ID requis avant chaque ouverture ; sur Android, le widget d'écran d'accueil demande une empreinte digitale ou le code de verrouillage de l'écran. En cas de plusieurs portails, il est possible de sélectionner lequel ouvrir lors de l'ajout du widget (sur Android) ou par appui long → modification (sur iPhone) — il est même possible d'ajouter un widget distinct pour chaque portail. Le bouton d'ouverture peut également être ajouté au cadran de la montre connectée (complication), permettant ainsi d'ouvrir le portail d'un simple geste depuis le poignet.
• Cloche et notifications dans l'application : sur la page d'accueil de l'application mobile figure également la cloche de notifications indiquant le nombre de messages non lus ; un appui ouvre la liste complète des notifications, et un appui sur la notification push conduit également à cette même page.
• Cycle de traitement des signalements et dialogue : un signalement déposé par un résident sur le mur communautaire peut passer par cinq statuts — Ouvert → En cours → Réparation commencée → Clôturé, ou Refusé (s'il ne relève pas de la copropriété). Le statut est défini par le syndic ou le concierge via la liste déroulante à côté du signalement, et l'auteur reçoit une notification push à chaque changement. Un dialogue accompagne le dossier : le gestionnaire et les résidents peuvent commenter (sur les dossiers clôturés et refusés le dialogue est verrouillé ; la réouverture le relance). Le syndic peut supprimer définitivement n'importe quel commentaire.

Prêt de matériel et espaces communs

Messages

Dans le menu Messages (sur mobile : Profil → Messages), vous voyez les messages reçus et répondez avec « ↩ Répondre à l'expéditeur » — seul l'expéditeur voit votre réponse. Sur le mur communautaire, les nouvelles de l'immeuble et les publications des résidents s'affichent en vue tuiles — vous pouvez aussi publier et commenter. Le calendrier montre les événements de l'immeuble (assemblée générale, maintenance, échéances de paiement) sous forme de tuiles ; là où le gestionnaire le demande, le bouton « J'y serai » permet de confirmer votre présence, et vous pouvez créer vos propres rappels privés avec notification push.

Assemblée générale et vote

• En cas d'absence : donnez procuration à un propriétaire présent — le modèle fourni par le gestionnaire peut aussi être signé avec l'application DÁP (signature électronique d'État gratuite).
• Pour les votes en ligne vous recevez une notification et votez dans l'application.
• L'e-mail d'invitation contient un événement d'agenda avec rappels (7 jours, 1 jour avant et le jour même).
• Accès invité : depuis la ligne portail du tableau de bord (bouton 👤, dans l'app via le menu cadenas), créez un lien à durée limitée pour un coursier ou un invité — il ouvre le portail choisi sans compte, pendant 24 h au plus et 1 à 5 ouvertures. Le lien s'affiche aussi en QR code, peut être révoqué à tout moment, chaque ouverture vous envoie une notification, et les ouvertures figurent à votre nom dans le journal des événements.
• Verrouillage de l'app : sous Profil → Sécurité, exigez Face ID / empreinte / code de l'appareil à l'ouverture de l'application. Un bref passage dans une autre app (photo, PDF) ne redemande pas ; la protection propre du widget portail et de la montre reste inchangée.
• Ouverture par Siri : « Dis Siri, LiNo Home kapunyitás » — sur iPhone après Face ID, sur Apple Watch en une étape. Sur la page Noms de portail pour Siri du menu cadenas, donnez vos propres noms aux portails et dites : « Dis Siri, LiNo Home portail arrière ». Sur Android, un appui long sur l'icône de l'app propose le raccourci d'ouverture.
• Signalement depuis la montre : dans l'app Apple Watch et Galaxy Watch, dictez un signalement — il rejoint le mur communautaire et vous êtes notifié de la réponse. La montre indique précisément s'il n'y a pas de réseau ou si le système a refusé l'action.

3. Pour la loge LOGE

Depuis le menu Messages, vous pouvez envoyer des messages selon les règles définies par le gestionnaire (destinataires et plage horaire fixés dans les règles).

4. Pour le concierge CONCIERGE

• Sortie/retour de matériel : liste de contrôle, photo, remarque, signature du résident → « Sorti » / « Rendu ». Au retour, un PV en PDF est généré automatiquement et envoyé par e-mail au résident.
• Relevé des compteurs : pendant la période de relevé, un rappel push arrive chaque matin à 10 h tant que le relevé de fin de mois du compteur principal n'est pas saisi. Le relevé peut aussi se faire par photo.
• Espaces communs : réservations suivies dans le calendrier ; le système notifie le début et la fin de chaque réservation.
• Listes de contrôle du gardien : le système envoie une notification push conformément au calendrier établi et la répète toutes les heures jusqu'à ce que la liste soit complétée. Le remplissage se fait avec photo et commentaire, et le procès-verbal soumis peut être téléchargé au format PDF.
• Même sans réseau : l'envoi du relevé de compteur et la prise de photo du compteur peuvent être effectués également dans le garage ou dans la zone sans réseau devant l'ascenseur — le système conserve l'envoi ainsi que la photo, puis les transmet automatiquement dès le retour du réseau. L'envoi conservé n'a pas besoin d'être ressaisi et ne sera pas dupliqué.
• Fiche de travail : les agents de maintenance reçoivent un module de fiche de travail indépendant de l'immeuble (celui-ci apparaît dans le menu de la personne à qui un compte de fiche de travail a été attribué) : fiche de travail numérotée, liste de contrôle basée sur un modèle, saisie du temps de travail et des matériaux, signature, clôture journalière et clôture définitive avec envoi d'un PDF par e-mail. Pour tout point signalé comme « non conforme », un commentaire et au moins une photo sont obligatoires ; l'outil peut être utilisé même sans couverture réseau et se synchronise automatiquement dès qu'une connexion est disponible.
• Feuille de travail — praticité sur le terrain : une photo peut être jointe à chaque point, prise directement avec l'appareil photo ou choisie dans la photothèque du téléphone, plusieurs à la fois si nécessaire ; la remarque et la description des travaux peuvent être dictées (le texte reconnu peut être corrigé avant l'envoi). La date d'exécution des travaux est toujours celle du jour même — seul l'administrateur du compte de la feuille de travail peut la modifier. Si l'on appuie une fois sur le bouton « Je suis ici » sur place, le système proposera ensuite automatiquement le site le plus proche lors de la création d'une nouvelle feuille de travail.
• Commandes : sur la page Commandes, vous pouvez donner des instructions en tapant ou en dictant (par ex. « Préviens la loge que… ») : le système répond, ou prépare l'action — message push, tâche — et l'affiche sur une carte de validation avant tout envoi. Le microphone se contente de saisir le texte, qui reste modifiable avant l'envoi.
• Signature DÁP pour les contrôles : lors de l'envoi du procès-verbal, outre la signature manuscrite (dessinée), on peut choisir l'eSignature DÁP — après l'envoi, un QR code apparaît ; le signataire le scanne avec son propre téléphone, télécharge le PDF sur la page qui s'ouvre, le signe avec l'eSignature de l'app DÁP et le renvoie au même endroit ; le PDF certifié remplace le procès-verbal. La signature en attente apparaît comme badge dans la liste, et le QR peut être réaffiché à tout moment.
• Message par rôle depuis la montre : les rôles expéditeurs écrivent sans favoris enregistrés — le destinataire se choisit par boutons de rôle (p. ex. « Syndic »), le texte se dicte, et les règles de messagerie de l'immeuble s'appliquent aussi sur la montre.

5. Pour le gestionnaire ADMIN

Lots et charges

• Sur la page Lots, réglez les charges par type (HUF/m² ou HUF/unité), la remise progressive balcon/terrasse et la part du fonds de rénovation incluse. Chaque lot a un code d'appartement (ex. A101), utilisable dans toutes les recherches.
• Les appels mensuels sont comptabilisés automatiquement le 1er de chaque mois, détaillés par lot.
• Lors d'une vente, la fonction Changement de propriétaire établit un relevé de solde proratisé au jour près ; les anciens propriétaires sont archivés.
• Export/import Excel (lots) : le registre des lots se télécharge sur 3 feuilles (lots, propriétaires, locataires), s'édite et se réimporte ; le système affiche d'abord un essai (ce qui serait créé / modifié) et n'écrit qu'après validation. Une liste papier ou PDF peut aussi être importée (extraction IA, également en deux tours avec une étape de contrôle).
• Centre d’envoi : avant l’envoi, Aperçu (PDF d’un lot exemple ou choisi), sélection des destinataires par cases, filtre par compteur et modèle d’e-mail ; les PDF envoyés sont archivés automatiquement dans les documents privés du lot, les propriétaires sont notifiés.
• Appel de fonds exceptionnel : dans les réglages de facturation, montant fixe (réparti par quote-part) ou basé sur les charges, en 1 à 3 échéances, avec prélèvement mensuel automatique.
• Soldes d’ouverture : dans l’en-tête de la page Lots, un solde d’ouverture par lot à une date de référence — le relevé de solde peut ainsi partir même si les écritures antérieures ne sont pas encore comptabilisées.
• Annuaire — à trois endroits : sur le tableau de bord, toutes les personnes de l'immeuble (nom, numéro de lot, rôle, téléphone, e-mail) avec filtre par rôle — également consultable par numéro de lot. Et dans le sélecteur de destinataires de la page Messages pour l'envoi : il liste dès l'ouverture, indique le canal qui atteint chaque personne (a l'application / web seulement / par e-mail), et un bouton permet d'écrire uniquement à ce résident. Dans les applications, il s'ouvre aussi depuis Profil → Registres.
• Délais de paiement (selon le règlement intérieur, par immeuble) : dans le bloc Délais de paiement de la page Lots, il est possible de définir séparément le délai pour les charges de copropriété (par défaut, le dernier jour du mois concerné) et pour la consommation — compteur, décompte de refroidissement — (par défaut, le dernier jour du mois de facturation). Pour la consommation, il est également possible de choisir un jour donné du mois ou le N-ième jour suivant la facturation ; le bloc affiche un exemple concret indiquant la date d'échéance correspondant au paramétrage actuel.
• Changement de propriétaire — PDF et cantonnement : les deux procès-verbaux PDF (décompte de l'ancien et du nouveau propriétaire) sont aussi téléchargeables par des boutons séparés et sont classés automatiquement à l'envoi dans les documents du logement. Le solde impayé de l'ancien propriétaire peut être cantonné d'un clic — il ne perturbe plus le relevé du nouveau propriétaire, la créance reste dans un registre séparé.

Compteurs

• Groupe de menu Compteurs : tout le travail des compteurs est réuni au même endroit — Mes compteurs et Compteurs principaux de l'immeuble (pour tous), Saisie (grille), Relevé par lot (tournée sur place avec grands champs et photos) et Relevés soumis (gestionnaire/concierge), ainsi que Imputation, Décompte climatisation et Gérer les compteurs (gestionnaire).
• Saisie manuelle, par photo (lecture IA) ou depuis NGBS ; la synchronisation NGBS est planifiable (hebdomadaire/bihebdomadaire/mensuelle) ; un multiplicateur de consommation est réglable pour le compteur électrique.
• Export/import Excel (compteurs) : le registre des compteurs se télécharge et se réimporte ; les types de compteur manquants sont créés automatiquement à l'import.
• La répartition de la climatisation se fait selon un ratio d'abonnement réglable (par défaut 30 % au m², 70 % selon l'énergie de refroidissement, entre les logements/commerces rattachés), facturable en un clic.
• Gestion technique du bâtiment (GTB) : si l’immeuble est raccordé à un système Siemens Desigo CC, le menu Gestion technique affiche les valeurs en direct des installations en sept catégories (pompes à chaleur, ventilateurs JET, ventilation, chauffage–refroidissement, pompes, éclairage, environnement) — avec les alarmes actives et un rafraîchissement automatique toutes les 30 secondes ; toute nouvelle alarme (y compris le report incendie) déclenche une notification push. Par défaut, seul le syndic voit la page ; depuis la page Contacts elle peut être ouverte par rôle et par catégorie, et le mode édition permet de masquer les valeurs sans importance. Sur les points autorisés, une carte de confirmation permet d’envoyer une commande (chaque action est journalisée) ; jamais sur les points incendie.
• Compteurs principaux de l'immeuble : sur la page Compteurs, les compteurs principaux ont leur propre tableau (numéro de série, relevé initial/final, multiplicateur, consommation, Ft), et un interrupteur détermine si les résidents peuvent voir les relevés — affiché en carte sur le tableau de bord.
• Export/import Excel (compteurs) : le référentiel des compteurs peut être téléchargé, modifié puis réimporté ; un type de compteur inconnu est automatiquement créé par l'import. Le chargement s'effectue également ici sous forme d'essai — vous visualisez d'abord ce qui serait modifié, et l'enregistrement n'a lieu qu'après validation.
• Relevé du compteur principal par photo (IA) : le relevé de fin de période des compteurs principaux de l'immeuble peut également être enregistré à partir d'une photo — dans le tableau des compteurs principaux de Compteurs → Enregistrement (bouton 📷), et dans l'application, sur les vignettes de l'écran Compteurs principaux de l'immeuble. Le système affiche l'index et le numéro de série reconnus, avertit en cas de numéro de série différent, et n'enregistre qu'après vérification, à l'aide du bouton Enregistrer.
• Décompte de chauffage et chronologie des modes de la pompe à chaleur : si l'immeuble chauffe et refroidit avec une pompe à chaleur, l'électricité du même compteur principal se répartit entre les deux modes. Par défaut, le décompte se fait par mois civil — exactement comme avant. Si la machine alterne entre les deux modes, activez la chronologie des modes : la séparation devient alors un relevé, c'est-à-dire que la consommation mesurée jusqu'au relevé du jour de basculement relève de l'ancien mode, et au-delà du nouveau. C'est pourquoi le jour du basculement ne peut être qu'un jour de relevé du compteur principal, et la date de césure ne peut pas précéder la couverture d'une imputation antérieure.
• Avertissements avant l'imputation : le système signale qu'un sous-compteur est resté sans relevé, que les sous-compteurs de l'autre mode ont également enregistré une consommation sur la même période, ou qu'aucune valeur de sous-compteur n'a augmenté (la machine n'a pas fonctionné dans ce mode). Les trois peuvent faire l'objet d'une dérogation, mais la décision est journalisée et figure sur la pièce. Une période déjà imputée ne peut pas l'être une seconde fois.
• Veille législative : une revue hebdomadaire examine les évolutions de la réglementation applicable aux copropriétés et les présente sous forme de constats : ce qui a changé, quel texte est concerné, quand il entre en vigueur et ce qu'il faut faire dans le système. Les constats sont marqués par gravité (information / à surveiller / modification requise) et suivent un cheminement : nouveau → consulté → action nécessaire → clôturé.
• Coût de l'IA : affiche mois par mois l'utilisation du budget d'intelligence artificielle — par fonction (assistant des résidents, veille législative, extraction de factures, reconnaissance des photos de compteur) et par immeuble. Le montant économisé grâce au cache est indiqué séparément.

Finances et comptabilité

• Opérations bancaires : la synchro nocturne importe les mouvements OTP (PSD2) ; l'imputation apprenante comptabilise automatiquement d'après vos décisions antérieures. Un virement correspondant exactement à l'appel de fonds reçoit un repère vert, et sa part de fonds de rénovation est suivie séparément.
• Comptabilité en partie double : chaque écriture est numérotée (N-2026-0001…), pas de suppression — seulement extourne ; numéro de pièce et facture jointe possibles ; impossible d'imputer sur un mois clôturé, par quelque voie que ce soit.
• Extrait du grand livre par période : ouverture + mouvements + clôture par compte, avec export CSV pour le comptable externe.
• Caisse : pièces de recette/dépense avec comptabilisation automatique, montant en toutes lettres sur le PDF ; la caisse ne peut pas passer en négatif.
• Carte Fonds de rénovation : montre chaque mois la part de fonds encaissée et le transfert proposé vers le sous-compte — vous lancez vous-même le virement bancaire, le bouton comptabilise son reflet au grand livre.
• Factures reçues : les factures lues automatiquement depuis la boîte dédiée passent, après validation, sur le compte fournisseur.
• Centre d'envoi (page Lots) : l'appel de fonds s'envoie avec des éléments à cocher ; les éléments déjà envoyés sont verrouillés ; un envoi erroné se corrige par correction avec justification obligatoire (mention sur le PDF) ; envoi automatique planifiable par ligne (au jour choisi du mois, reportable du week-end au jour ouvré). Le relevé de solde s'envoie de même. On peut aussi y saisir des éléments individuels (carte RFID, copie de clé, dommages) ; ils partent sur un appel distinct intitulé « AUTRES ÉLÉMENTS ». Un montant négatif enregistre un avoir — dans ce cas, aucun appel n’est envoyé mais un avis d’avoir avec le relevé de solde à jour, et la dette diminue.
• Charger les soldes d'ouverture : lors d'une migration (ex. depuis un autre logiciel), l'état d'ouverture des comptes de lot et du grand livre se charge depuis Excel — une feuille pour l'écriture d'ouverture du grand livre (équilibrée sur le compte 411) et une pour les arriérés/trop-perçus d'ouverture par lot ; le chargement est protégé contre les doublons.
• Import de relevé bancaire (PDF) : un relevé bancaire en PDF peut être téléversé — l'IA extrait les opérations, rapproche ouverture + mouvements = clôture, et les éléments apparaissent sur le canal bancaire apprenant pour comptabilisation ; en option, le solde d'ouverture est aussi comptabilisé. Synchro bancaire historique : les mouvements peuvent aussi être récupérés rétroactivement à partir d'une date choisie (jusqu'à la limite PSD2 d'environ 90 jours).
• Export/import Excel du grand livre (superadmin uniquement) : les écritures se téléchargent et — prudemment — se réimportent ; la feuille des soldes d'ouverture y est aussi disponible.
• Messages filtrés par cage d'escalier/étage : vous pouvez cibler par ex. la seule cage A ou A/3e étage.
• Reclassement et nouveau compte : chaque ligne d’écriture peut être déplacée vers un autre compte avec le bouton « → » (les paires d’annulation suivent en miroir), nouveau compte via « + Nouveau compte » dans le plan comptable — le tout audité. Un nouveau compte peut aussi être créé par le syndic (p. ex. pour un nouveau prestataire) ; le reclassement reste réservé au superadmin.
• Assistant de clôture mensuelle (Finances → Clôture mensuelle) : toute la routine de fin de mois sur une page guidée — écritures bancaires, charges, intérêts de retard, rapprochement du relevé, appel de fonds — avec une auto-vérification du grand livre (débit=crédit + l’analytique du compte 311 correspond au centime près aux comptes des résidents). Quand toutes les étapes obligatoires sont vertes, le mois se clôture d’un clic.
• Rapprochement facture entrante ↔ écriture bancaire : les dépenses comptabilisées sont liées automatiquement à la facture entrante par montant et numéro/émetteur (la facture passe à « Comptabilisée ») ; exécutable aussi rétroactivement depuis Factures entrantes.
• Créances, intérêts et trésorerie : une balance âgée (FIFO) des impayés avec niveaux de relance et repère « action en justice » ; des intérêts de retard mensuels automatiques ; une prévision de trésorerie sur 90 jours sur le tableau de bord, signalant le point de trésorerie le plus bas attendu.
• Export comptable et rapport annuel : journal / analytique par lot / balance générale en CSV (compatible Excel hongrois) ; le rapport financier annuel pour l’assemblée générale en PDF, d’un clic.
• Paiement par carte en un geste (facultatif, par immeuble) : un lien de paiement est ajouté aux courriers, le résident paie par carte (Apple/Google Pay) et le montant est crédité immédiatement ; le versement bancaire se comptabilise au compte de transit 389, pas sur les lots.
• Outils multi-immeubles : une vue Portefeuille avec les chiffres clés et le changement d’immeuble en un clic, un assistant d’intégration pour les nouveaux immeubles, et un e-mail de synthèse KPI mensuel au syndic et au comité de vérification.
• Sur quel compte bancaire le paiement est-il arrivé : pour un immeuble disposant de plusieurs comptes bancaires, sur la page Opérations bancaires, sous la barre de recherche, s'affiche le sélecteur Compte bancaire, ainsi que l'indication du compte sur chaque ligne. Ce filtre s'applique à toutes les listes de la page (en attente d'enregistrement, comptabilisées, recherche), ce qui permet de distinguer d'un coup d'œil ce qui est arrivé sur le compte d'exploitation et ce qui est arrivé sur le compte d'épargne. Pour un immeuble à compte unique, il reste masqué.
• Rapports et bibliothèque de rapports : neuf rapports (impayés, prescriptions/paiements, consommation, liste des résidents, feuille de présence, journal-grand livre…) sont produits en vrais PDF en arrière-plan ; les rapports terminés se téléchargent depuis la bibliothèque de rapports — aussi dans l'appli mobile.
• Courriers financiers multilingues : l'appel de charges et le relevé de solde peuvent être produits en 10 langues ; jusqu'à deux langues de notification par lot, et la langue peut être forcée pour un envoi donné (p. ex. le premier relevé en hongrois + anglais pour tous). La référence de virement bancaire reste toujours en hongrois. Le modèle d'e-mail choisi est traduit automatiquement dans les autres langues, et les lignes de mouvements du relevé s'affichent aussi dans la langue du destinataire.
• Relevé de solde consolidé pour les propriétaires de plusieurs lots : Centre d'envoi → Relevé de solde → « Relevé de solde consolidé ». Il peut être activé par propriétaire à partir de la liste des propriétaires possédant plusieurs lots ; une fois activé, au lieu de recevoir plusieurs lettres distinctes, le propriétaire reçoit une seule lettre avec un PDF unique : une page de garde indiquant le solde par lot ainsi que le total général, suivie du relevé de compte courant détaillé par lot. En cas de changement de propriétaire, si une créance ouverte distincte existe, elle apparaît dans un bloc séparé, et le montant total — ainsi que les coordonnées bancaires pour le virement — l'incluent également. Sur la ligne, il est possible de lancer un aperçu PDF, un aperçu de l'e-mail, ainsi qu'un envoi destiné à un seul propriétaire ; l'envoi est enregistré de la même manière dans les « Notifications envoyées » et parmi les documents. L'avis d'échéance n'est pas concerné : il génère une facturation par lot, qui n'est pas consolidée.
• Circulaire bilingue : il est possible de sélectionner une seconde langue pour la circulaire — la traduction est insérée dans la même lettre, sous le texte hongrois (l'objet se présente sous la forme « hongrois / traduction »). Une seule traduction est réalisée pour l'ensemble de l'envoi, les champs de substitution restant inchangés. Avant l'envoi, l'« Aperçu » affiche la lettre réellement traduite — il est conseillé de la relire. Une erreur de traduction n'interrompt pas l'envoi : dans ce cas, la lettre hongroise est envoyée, et la liste le signale.
• Suivi des invitations d'inscription : Notifications et journal → Notifications envoyées → onglet Invitation. Les invitations envoyées apparaissent par lots journaliers, avec l'indication de qui les a ouvertes (pixel de suivi — pour les messageries bloquant les images, le statut « envoyé » persiste), et surtout, qui a finalisé son inscription. L'aperçu de l'invitation groupée indique également combien de destinataires n'ont pas d'adresse e-mail.
• Coût IA : Administration → Coût IA. Affiche, par répartition mensuelle, quelles fonctionnalités ont généré quel volume de trafic d'intelligence artificielle (assistant résidents, extraction de factures, import de relevés bancaires, photo de compteur, traduction de modèles), le coût estimé en forints et en USD, ainsi que le montant économisé grâce au cache. La taille de la base de connaissances a une incidence directe sur le coût : plus les PDF fournis à l'assistant sont volumineux, plus chaque question revient cher.
• Export/import Excel (comptabilité) : les écritures du journal comptable peuvent être exportées et — exclusivement avec les droits d'administrateur — également réimportées, les soldes d'ouverture pouvant être saisis sur une feuille distincte. L'import est protégé contre les doublons : un double chargement n'entraîne pas de duplication.
• Envoi programmé à la minute près, avec modèle et langues : pour les lignes automatiques de l'avis d'échéance/du relevé de solde, il est désormais possible de définir l'heure exacte d'envoi (heures:minutes), le modèle d'e-mail ainsi que la langue du courrier. Par défaut, tous les avis d'échéance et relevés de solde sortants sont envoyés en hongrois et en anglais — le texte du courrier ainsi que le PDF joint sont établis dans les deux langues ; il est également possible de choisir la langue par lot, ou uniquement le hongrois ou uniquement l'anglais.
• Envoi automatique — à la minute près, avec modèle, en deux langues : sur les lignes de planification du Centre d'envoi, l'heure exacte d'envoi (heure:minute), le modèle d'e-mail et la langue peuvent également être configurés. Par défaut, chaque avis d'échéance et relevé de solde est envoyé en hongrois et en anglais — le texte de la lettre ainsi que le PDF joint sont générés dans les deux langues ; il est possible de choisir la langue par lot, ou uniquement en hongrois / uniquement en anglais.
• Comptabilité en partie double — trois vues : la page se divise en vues « Vue d'ensemble » (indicateurs clés, contrôle de concordance, journal récent), « Saisie, décompte » (imputation comptable, caisse) et « États, export » (extrait du grand livre, tableau de synthèse, exports) — le travail quotidien et le contrôle ne se mélangent pas.
• Suggestions de l'IA à l'aube : après la vérification bancaire matinale, une suggestion d'imputation par IA est générée automatiquement pour les postes en attente non identifiés (opérations bancaires et factures entrantes), et le résumé quotidien de 7 heures du matin arrive déjà avec celles-ci — il ne reste plus au matin qu'à valider.
• Assistant de réponse par e-mail : pour les courriers des copropriétaires, le système prépare un brouillon de réponse ; le syndic peut le modifier, et rien n'est envoyé sans son action manuelle — le système ne répond jamais de lui-même.
• Mise en demeure par paliers : les modèles de relance peuvent porter un marqueur de palier (1er rappel, 2e répété, 3e final — page Modèles), et le palier avance selon l'historique d'envoi : la première lettre est toujours le palier 1. Sur la carte des impayés, la liste cliquable des relances dues ouvre directement la fenêtre d'envoi : on y choisit le palier et on voit l'aperçu exact de la lettre avec les relevés de solde bilingues en pièce jointe — les frais de relance figurent déjà dans la pièce jointe. Le bouton Envoyer expédie l'e-mail ET produit en une étape le PDF postal à imprimer (lettre avec adresse postale + pièces jointes), avec une seule imputation de frais ; les frais de port peuvent être imputés par immeuble via un interrupteur. La lettre imprimable porte le logo de l'immeuble et présente une langue par page (hongrois + langue du destinataire) ; l'envoi d'essai montre exactement la lettre réelle issue du modèle, PDF joint. Le seuil du règlement (3 mois de charges communes) reste inchangé.

Animer l'assemblée

Personnes et droits

• Collaborateur par invitation : nom + e-mail + rôle → le système envoie le lien ; la personne définit son mot de passe et accepte le RGPD. Aucun mot de passe ne doit (ni ne peut) être géré à la place d'autrui.
• Les résidents sont invités depuis la page Lots, rattachés au lot (la case SZVB accorde le droit de contrôle).
• Locataires et matrice de notification : plusieurs locataires peuvent être enregistrés par lot (nom + e-mail + téléphone, jusqu'à 6). Par lot, vous définissez de quoi le propriétaire et le locataire sont notifiés (finances, assemblée, circulaire, colis) — par défaut le locataire ne reçoit pas les notifications financières, et chaque voie d'envoi respecte cette matrice. Un locataire peut être invité avec un compte « locataire » restreint (via une invitation POST) sans accès aux finances (compte vide, pages financières bloquées). Si, en pratique, c’est le locataire qui paie les charges, l’éditeur du lot permet d’autoriser le locataire à voir le solde et le compte détaillé — désactivé par défaut.
• Le compte superadmin est protégé : non supprimable, non rétrogradable, et chaque connexion déclenche un e-mail de notification.
• Chacun ne voit que les menus de son rôle ; le conseil de surveillance voit toutes les finances mais ne peut rien modifier.
• Remise (rôle Promoteur) : l'administrateur et le promoteur remettent les nouveaux lots avec l'assistant de remise sur place — liste de réception, compteurs, signatures, consentement RGPD du propriétaire bénéficiaire, procès-verbal PDF automatique ; statistiques de remise par intervenant et période.
• Qui a installé l'application : sur la page Personnes, la fiche Membres est repliable et peut être filtrée à l'aide de pastilles de filtre : iPhone, Android, web uniquement, jamais connecté, invitation en attente, RGPD manquant — chacune avec le nombre correspondant. La recherche continue à s'effectuer au sein du filtre sélectionné, et dans les lignes, des badges indiquent la déclaration RGPD, ainsi que l'utilisation web et application, avec l'appareil installé. (L'App Store et Google Play ne fournissent jamais de nom, uniquement un nombre de téléchargements anonyme — l'image nominative n'apparaît qu'ici.)
• Qui utilise quoi, qui est en ligne : sur la page Personnes, un point vert indique qui est actif ; des badges montrent qui utilise le web (🌐✓) et l'appli (📱✓) — avec l'heure de la dernière utilisation. Si un propriétaire est retiré d'un lot ou lors d'un changement de propriétaire, et qu'il ne lui reste aucun lot dans l'immeuble, son accès est supprimé automatiquement (les rôles du personnel ne sont jamais concernés).

Calendrier, envoi de messages, tâches

• Calendrier : calendrier de l'immeuble en tuiles avec types d'événements (événement, maintenance, échéance — les échéances n'ont pas besoin d'heure de fin), audience (tous / propriétaires seulement / comité de surveillance) et rappels push. Le système crée automatiquement des tuiles pour l'échéance des charges communes et les assemblées — masquables, avec push en option.
• Messages — vue conversation : les messages s'affichent sur une chronologie (les vôtres à droite, les reçus à gauche, avec séparateurs Aujourd'hui/Hier), avec une barre d'envoi fixée en bas. La pastille destinataires ouvre le sélecteur complet : rôles, recherche par nom/lot, filtre cage d'escalier/étage, groupes enregistrés ; interrupteurs Push/E-mail. Identique sur le web et dans l'appli mobile.
• Tâches : liste de tâches en tuiles avec échéances et filtres — les tâches en retard en rouge, les terminées en vert.
• Documents — navigateur de documents à deux panneaux : à gauche, des vignettes compactes des dossiers avec le nombre de documents (colonne fixe, bande défilant horizontalement sur téléphone), et à droite, les documents du dossier sélectionné en lignes denses : icône de type, titre, nom de fichier et taille, code du lot, date. Cliquer sur un dossier remplace la liste sur place, sans avoir à faire défiler jusqu'en bas de la page. L'ordre d'affichage est modifiable (plus récent / par lot / par nom), et le moteur de recherche trouve également les résultats par titre, nom de fichier ou code de logement (par ex. A215) — instantanément, même parmi plusieurs milliers de documents. Plusieurs documents peuvent être sélectionnés simultanément et déplacés en groupe vers un autre dossier.
• Contrôles des prestataires : Immeuble → Contrôle des prestataires. Le bouton + Nouveau prestataire permet d'ajouter un prestataire (nom, personne à contacter, e-mail, téléphone) ; l'en-tête du prestataire comporte également les options Modifier et Supprimer. La suppression n'est possible que si aucune liste de contrôle n'y est associée — les listes doivent d'abord être supprimées ; les procès-verbaux déjà soumis sont dans tous les cas conservés. Plusieurs listes peuvent être créées par prestataire, avec planification et notification.
• Fonctionnement de l'ouverture du portail : après l'ouverture, le système rétablit automatiquement le fonctionnement normal au bout de quelques secondes, afin que le pêne ne reste pas déverrouillé — la bobine de la gâche électrique est sous tension lorsqu'elle est déverrouillée, et si elle est laissée ainsi de façon prolongée, elle surchauffe. Le maintien en position ouverte prolongée (déménagement) nécessite une autorisation spécifique de la copropriété, et se referme automatiquement au bout de 30 minutes au plus tard. Le rétablissement du fonctionnement normal n'est accessible qu'à l'administrateur et démarre en mode masqué : il est accessible via le « ⋯ » situé à côté des portails — il s'agit d'un outil de dépannage, non d'une opération quotidienne. La durée réelle de verrouillage est déterminée par le paramètre de porte de la technique du portail, que le système ne peut pas modifier.
• Commandes — instruction tapée ou dictée : « Quel est le solde du lot A103 ? », « Qui doit le plus ? », « Envoie un message push au gardien pour... », « Envoie le relevé de solde au lot B702 ». Le système aide de trois façons : il répond à la question (en relisant également le nom du propriétaire, afin de clarifier le code de lot mal compris à l'oral), il prépare l'opération et la présente sur une carte de validation (il n'envoie jamais rien de sa propre initiative), ou il oriente — il indique sur quelle page se trouve la fonction, avec un lien cliquable. Le push peut être adressé à 20 destinataires au maximum ; pour un envoi de masse, il convient d'utiliser la fonction Circulaire. La commande de relevé de solde concerne un seul lot et est transmise par le mécanisme d'envoi habituel (archive, suivi, bibliothèque de documents).
• Dossier interne : sur la page Documents, un dossier peut être rendu interne — ce dossier et tous ses fichiers ne sont visibles que par le syndic ; le concierge, le conseil de surveillance et les résidents ne les voient pas, et même le NOM du dossier ne leur apparaît pas. Le réglage peut être inversé plus tard (ouvrir à la copropriété / rendre interne) ; à la suppression du dossier, les fichiers passent à la racine — où tout le monde les voit, c’est pourquoi le système le demande explicitement.
• Rangement en masse : l’en-tête de la liste contient la case Tout sélectionner et un champ filtrer par nom : restreindre aux documents similaires (par ex. « Relevé »), tout sélectionner d’un clic, puis les classer dans un dossier avec Déplacer.
• Procès-verbaux bilingues : dans l'assistant de remise de possession, on peut choisir une deuxième langue pour le procès-verbal (pour un propriétaire étranger) — ses libellés vont alors par paires « hongrois / traduction », et l'e-mail d'accompagnement reçoit aussi un résumé traduit. Les procès-verbaux de prêt d'équipement et d'espace commun sont automatiquement bilingues dans la langue du compte du résident.

Pour le promoteur PROMOTEUR

En tant que promoteur, vous ne voyez que la remise et la liste des lots ; après connexion, l'app et le web mènent directement à la remise. Le déroulé est sur place, identique en web et en app.

• Caméra : les photos sont prises sur place avec l'appareil du téléphone (la galerie est aussi possible).
• Biens remis : liste des procès-verbaux établis, ouvrables.
• Statistiques : nombre par intervenant, temps moyen et total de remise, filtrés par nom et période.

6. Pour le conseil de surveillance CONTRÔLE

En tant que membre du conseil de surveillance, vous avez un accès en lecture complet aux finances : comptabilité, opérations bancaires, factures reçues, rapports, caisse, décompte et journal. Vous ne pouvez rien modifier — le serveur refuse toute écriture. En tant que propriétaire, vous pouvez voter en assemblée avec votre quote-part.

7. Questions fréquentes

Je n'ai pas reçu l'e-mail d'invitation. Vérifiez les indésirables ; sinon demandez un nouveau lien au gestionnaire.

J'ai viré le mauvais montant. Aucun souci — la différence apparaît sur votre compte (impayé ou trop-perçu), le prochain appel de fonds l'indiquera.

Je ne peux pas créer de nouvelle réservation de salle. Il manque probablement la photo d'état de clôture de la réservation précédente — téléversez-la ou demandez l'aide du gestionnaire.

J'ai manqué le vote de l'assemblée. Un point clôturé n'est plus modifiable — donnez procuration la prochaine fois si vous ne pouvez pas être présent.

Qui voit mes données ? Seules les personnes habilitées par rôle ; détails dans la politique de confidentialité.

Pour toute question, écrivez à info@linovae.hu.